公司合规策略：香港公司登记册与记录的备存要求

根据香港法例第622章《公司条例》的规定，香港成立的公司必须在公司的注册办事处或根据《公司条例》第356及657条订立的规例所订明的公司注册办事处以外的地方备存各类登记册及公司记录。本文将详细阐述香港公司注册处关于登记册及公司记录备存地址的要求，并提供一些相关的建议。

一、登记册及公司记录的种类

香港公司必须备存的登记册及公司记录，主要包括以下几种：

成员登记册（ROM）：根据《公司条例》第627条，公司必须备存一份成员登记册，记录所有股东的详细信息。

重要控制人登记册（SCR）：根据第653H条，公司需备存一份重要控制人登记册，以识别公司的实际控制者。

董事登记册（ROD）：根据第641条，公司必须记录所有董事的详细信息。

公司秘书登记册（ROCS）：根据第648条，公司秘书的相关信息也需被记录。

债权证持有人登记册（RODH）：根据第308条，公司需备存债权证持有人的登记册。

押记登记册（ROC）：根据第352条，公司需备存有关押记的登记册。

设立押记的文书副本：根据第351条，公司需保存设立押记的文书副本。

获准许的弥偿条文的文本或书面备忘录**：根据第471条，公司需备存相关弥偿条文的文本或备忘录。

管理合约的文本或书面备忘录：根据第543条，公司需保存管理合约的文本或其条款的备忘录。

董事或成员决议的文本、会议记录及决策记录：根据第481、483和618条，公司需记录董事或成员的决议、会议议程以及决策过程。

载有相关详情的登记册（第384条）：根据第384条，公司需备存相关的登记册。

二、备存地址的要求

根据《公司条例》第657条的规定，所有这些登记册及公司记录必须备存于香港境内，香港法例不接受备存于非香港地址或邮政信箱号码地址。这意味着，公司必须确保所有重要的公司文件和记录都存放在一个可以被香港公司注册处访问的实体位置。

三、备存地址通知书

如果公司选择将登记册及公司记录备存于注册办事处以外的香港地址，公司必须主动向香港公司注册处提交一份由董事或公司秘书签署确认的《登记册及公司记录备存地址通知书》，即指明表格NR2。这一步骤是确保公司遵守《公司条例》的重要环节。

建议

对于在香港成立的公司来说，遵守《公司条例》关于登记册及公司记录备存的规定至关重要。以下是一些建议：

了解法规：公司管理层应充分了解《公司条例》的具体要求，确保公司的操作符合法律规定。

选择合适的备存地址：选择一个安全、易于访问的地址作为登记册及公司记录的存放地。

定期审查：定期审查公司的登记册及记录，确保所有信息都是最新的，并且符合当前的法律规定。

专业咨询：在必要时，寻求专业的法律和财务咨询，以确保公司的操作和记录备存符合所有相关要求。

及时更新：任何公司结构或管理层的变动，都应及时更新在相应的登记册中。

结语

香港作为国际商业和金融中心，对公司治理和透明度有着严格的要求。遵守《公司条例》中关于登记册及公司记录备存的规定，不仅是法律义务，也是维护公司声誉和业务顺利进行的关键。通过易税通等专业机构的帮助，公司可以更加高效和合规地管理其登记册和记录，确保业务的持续成功和合规性。

本文作者： 易税通首席经济师 Mr. Mark