各国为何争先恐后推广电子发票?这些机制相信你还不了解

Amy聊跨境 · 1月前

作者: Amy聊跨境

摘要:电子发票所带来的好处

虽然电子发票的规定已经存在了十多年,但近年来在全球范围内,对于电子发票政策的应用率正在激增。所以,尽管电子发票在美国还不是强制性的,但美国卖家了解电子发票是很重要的:它是什么、它的机制是什么、哪些场景需要提供电子发票,以及把纸质发票换成电子发票有什么好处。



01
什么是电子发票?



顾名思义,电子发票指的是电子传输数字发票和相关文件(例如:信用票据、付款条款和采购订单)。电子发票包含与纸质发票相同的信息;用电子方式创建、发送和存储发票,完全不用纸张,节省了公司的时间、资源和劳动力。


电子发票一般会自动以电子方式处理,有以下两种格式:

结构化发票格式:电子发票通过结构化电子数据交换(EDI)转移到客户的ERP,这是肉眼无法看到的。电子数据交换通常以电子方式持有,直到内部批准,然后归档。

混合发票格式:混合发票格式是一些国家最常用的电子发票类型。发票通常以PDF-A/3文件和结构化发票(用于计算机的XML文件)的形式发布,PDF-A/3文件是人们可以看到的。


这种格式规定了发票如何发送(通过EDI或XML)、查看和接受。电子发票的一个巨大好处是无需人工干预就可以读取。事实上,在某些情况下,人工操作数据是被禁止的。



02
电子发票如何运作?



所有国家的电子发票政策都要求在某些情况下以数字方式提交某些文件,但除此之外,每个国家的电子发票要求是不相同的。可能会不同的部分不仅包括格式,还包括谁被授权提交,谁必须批准,记录保存要求等等。


总的来说,有两种方法:在美洲流行的清算方法和在欧洲更常用的审计后方法。虽然两者存在相同的点,如身份认证要求,但两者之间有一个关键区别。



03
清算方式



在清算方式下,发票在供应商、税收管理员和买方之间流动,并接受税务机关的实时审计。税务机关就像一个看门人一样,审查供应商提交的所有发票。如果有任何不对劲的地方,发票就会被拒绝,交易就会暂停或停止。


越来越多的国家正在采用清算模式,因为这使他们有更多权力将税务欺诈扼杀在萌芽状态。


例如,在墨西哥,政府认证的代理机构必须批准发票,然后才能将其交给买家。供应商将发票提交给税务机关进行审查。如果发票被批准,税务机关会添加一个数字签名,并将签名的发票传回给供应商,然后由供应商将其转交给客户。 


根据意大利类似但不同的电子发票规定,所有相关的发票必须通过意大利税务局的电子发票平台Sistema di Interscambio(Sdl)。Sdl实时验证每个应税交易是否适用适当的税收,并在批准的发票上添加数字签名。在大多数情况下,Sdl会将发票提供给买方,但也有可能将发票发送给供应商,让其发送给买方。


印度正在实施的电子发票系统也对发票进行电子认证。印度的系统在使用的几个月中已经发现了欺诈案件和数据不匹配。其他使用清算方法的国家也发现它有助于减少错误和欺诈,从而减少税收差距



04
审计后的方法



税务机关并不直接参与后审计方式的交易--他们不需要批准发票就可以将其转交给客户。然而,审计后的方法确实为税务官员提供了对商业交易的更大可视性。


有了这个系统,数字或电子发票在供应商和买方之间(直接或通过服务提供商)流动,就像使用纸质发票时那样。然而,电子发票也必须送交税务机关。交易记录必须保存一段时间,这往往比通过清算方式接受的文件的要求要长。



05
过程



无论采用哪种方法,遵守一个国家的电子发票要求的第一步是理解它们是的规定内容。是否强制要求使用电子数据交换(EDI)?是否需要获得电子签名?电子发票记录必须保留多长时间?企业必须知道这些和其他相关问题的答案。


对于广泛使用的清算方式,有几个通用的法则:

●供应商的ERP按照报告国的规范生成电子发票

●电子发票直接发送到税务机关的门户网站和买方的应付账款系统

●门户网站以电子方式验证电子发票

●买方批准或拒绝电子发票

●买方向供应商支付经批准和认证的发票

●供应商进行纳税申报,并按要求向税务机关纳税



06
哪些国家要求提供电子发票?



实施电子发票规定的国家包括但不限于:埃及、法国、希腊、印度、爱尔兰、意大利、约旦、荷兰、挪威、波兰、葡萄牙、沙特阿拉伯、西班牙、英国和越南。


各国通常会分阶段实施电子发票要求,以使企业和政府机构有时间采取必要的措施来遵守这些要求。许多国家一开始就规定企业对政府(B2G)的交易必须开具电子发票;企业对企业(B2B)和企业对消费者(B2C)的交易通常也会跟进。 一些国家甚至对企业和物品之间的交易(B2T)实施电子发票要求,即物联网(IoT)。


例如,法国的电子发票要求正在实施,具体如下:

● 2017年1月。某些B2G交易开具发票

● 2023年1月。大型企业的B2B和B2C(国内和国际)开具发票

● 2024年1月。为中型企业开具B2B和B2C(国内和国际)发票 

● 2025年1月。小型公司的B2B和B2C(国内和国际)发票开具


印度也在逐步推行强制性的电子发票要求。年营业额超过100亿的公司从2021年1月1日起对B2C交易有一定的电子发票义务。2021年4月1日,该义务扩展到B2B交易。


美国管理和预算办公室(OMB)第15-19号备忘录指示各机构在2018年前完全以电子方式管理联邦采购的发票。根据该指令,这样做将促进效率和透明度,减少浪费,并使供应商更容易与政府做生意。


虽然这个雄心勃勃的目标尚未实现,但据估计,美国政府处理的发票中有40-45%是电子的--而且潮流还在向这个方向发展。



07
电子发票的好处



各国出于各种原因制定了电子发票要求,其中包括:

● 加强现金流(加快发票交付时间和付款)

● 提高效率

● 提高安全性

● 减少欺诈行为

● 减少浪费(纸张)


电子发票的吸引力对于税收差距大的国家(也就是逃税和欺诈程度高的国家)可能特别大。从一开始就有税务机关的参与,就像清算方法一样,可以帮助各国识别和减少税务欺诈。


企业也可以从电子发票中受益,即使是在还不需要电子发票的领域。对企业的好处包括增加储蓄,因为公司在发票上投入的时间和资源(时间和材料)更少。根据Inposia的说法,从纸质发票转换为电子发票可以减少高达80%的成本


自动创建和提交电子发票也可以减少人工错误。而且,由于电子发票只需按下一个按钮就能送达,因此,从开具发票到标记付款之间的时间差可以大大缩短。电子发票还增强了安全性,并且比提供纸质发票具有更大的灵活性。


细心的卖家可能已经发现了,从全球各国先后税改,到电子发票的发展和应用,各国政府对于税务数据也会越来越清晰,财税合规也已经成为跨境电商发展的必然趋势。


该篇文章为卖家之家特约作者“Amy聊跨境”投稿文章,转载本文不得修改标题及原文,并保留来源以及原文链接,否则我们将保留追索权利。




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作者简介:Amy Ai,沙之星跨境创始人。(同名公众号:Amy聊跨境,WeChat:AmyinUK2000)。定居英国20年,英国牛津布鲁克斯大学硕士,从2009年开始从事跨境电商行业,熟悉东西方文化差异,对于跨境电商运营拥有自己独特的见解,有些丰富的税务合规处理经验。沙之星跨境,主要为跨境电商卖家提供欧洲及中东的VAT税务服务和海外商标注册服务。

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